Dlaczego to nie jest formalność
Konflikt o wizerunek prawie nigdy nie wybucha w dniu zdjęciowym. Wybucha rok później, kiedy kampania wraca na drugi sezon, materiał trafia na nowy rynek albo zdjęcie ze stoiska targowego ląduje w płatnej reklamie. Wtedy jedynym dowodem jest to, co zostało zapisane przed zdjęciami.
Dlatego zgoda nie jest papierkiem do odhaczenia przy wejściu na plan, tylko dokumentem o najdłuższym życiu w całej produkcji. Umowa o dzieło wygasa, faktura się rozlicza, a zgoda działa tak długo, jak długo materiał jest publikowany.
Cztery parametry, bez których zgoda jest pusta
Zapis w stylu wyrażam zgodę na wykorzystanie mojego wizerunku w materiałach zamawiającego brzmi jak zgoda, a nie mówi nic. Nie wiadomo, gdzie materiał się pojawi, na jakim rynku i na jak długo. Kompletna zgoda opisuje cztery rzeczy.
- Pola eksploatacji: telewizja, internet, media społecznościowe zamawiającego, outdoor, prasa, materiały w punkcie sprzedaży, komunikacja wewnętrzna, opakowania. Każde z nich to inny zasięg.
- Terytorium: Polska, wskazane kraje albo cały świat. Kampania lokalna i globalna to inna wartość zlecenia.
- Czas: konkretny okres, na przykład dwanaście miesięcy od pierwszej publikacji, z opisanymi zasadami przedłużenia. Zgoda bezterminowa jest dopuszczalna, ale musi być świadoma i wyceniona.
- Wyłączność: czy w okresie kampanii nie możesz wystąpić u konkurencji i jak szeroko zdefiniowana jest kategoria produktowa.
Zgoda a RODO: dwa różne dokumenty w jednym
Wizerunek jest daną osobową, więc obok zgody na rozpowszechnianie potrzebna jest informacja o przetwarzaniu danych: kto jest administratorem, w jakim celu przetwarza, jak długo przechowuje i jak skorzystać ze swoich praw. To dwie różne rzeczy, choć często drukowane na jednej kartce.
Praktyczny skutek jest taki, że nawet po zakończeniu kampanii masz prawo zapytać, jakie materiały z Twoim udziałem są nadal przechowywane i poprosić o ich usunięcie w zakresie, w jakim nie są objęte trwającą licencją. Jak organizujemy to po stronie serwisu, opisaliśmy na stronie o ochronie danych i zgodach.
Wizerunek dziecka: zgoda opiekuna i węższy zakres
Przy osobie niepełnoletniej zgodę wyraża opiekun prawny, a przy nastolatku dobrą praktyką jest odebranie także jego akceptacji. Zakres powinien być węższy niż u dorosłego: krótszy czas, wskazane konkretne pola eksploatacji, brak zapisów o nieograniczonym wykorzystaniu w przyszłości.
Osobno traktuje się publikację na prywatnych profilach w mediach społecznościowych, bo to inny zasięg i inny czas życia materiału. Szczegóły i lista sygnałów ostrzegawczych są na stronie o castingach dla dzieci.
Pięć błędów, które widać najczęściej
- Zgoda podpisywana po zdjęciach, kiedy nie masz już pozycji negocjacyjnej.
- Jedno zdanie obejmujące jednocześnie kampanię płatną, media społecznościowe i materiały sprzedażowe, bez rozbicia na pola.
- Brak wskazania zamawiającego końcowego, przez co zgoda jest udzielona nieznanemu podmiotowi.
- Wyłączność w kategorii bez definicji kategorii i bez osobnej wyceny.
- Brak zasad przedłużenia, przez co po roku negocjuje się pod presją terminu emisji.
Jak to porządkujemy w jednym obiegu
Rozproszenie jest tu głównym problemem: brief jest w mailu, zgoda w skanie, harmonogram w komunikatorze, a lista osób w arkuszu. W agencjamodeli.pl brief castingowy i checklista zgód powstają w tym samym dokumencie, więc po produkcji zostaje jeden ślad, kto zgodził się na jakie pola i na jaki czas.
Możesz to zobaczyć bez zakładania konta: otwórz konsolę castingową, wybierz kilka profili i wygeneruj brief. Checklista zgód jest jego stałą częścią.
Sprawdź to w praktyce
Otwórz konsolę castingową na stronie głównej i zbuduj brief castingowy. Zobaczysz dokładnie te pola, o które pyta osoba obsadzająca produkcję: miasto, kategoria, przedział wieku, wzrost, dostępność, języki, a dalej pola eksploatacji, terytorium i czas licencji.