Hostessy na targi: wynajem hostess na stoisko i co wpływa na cenę

Co musi zawierać zapytanie o hostessy na targi

Agencje odpowiadają w różnym tempie i w różnych formatach, bo dostają zapytania o różnym stopniu ogólności. Zapytanie w stylu „ile za dwie hostessy na targi" wraca pytaniem o szczegóły i cała rozmowa startuje od nowa. Komplet danych w pierwszej wiadomości skraca to do jednej wymiany.

• Nazwa i miejsce wydarzenia oraz numer hali i stoiska, jeśli już go znasz. Dojazd i parking na terenach targowych realnie wpływają na dyspozycyjność.
• Dokładne dni i godziny zmian, osobno dla każdego dnia. Targi rzadko mają identyczny harmonogram w dniu otwarcia i w ostatnim dniu.
• Liczba osób na zmianę plus informacja, czy stoisko ma być obsadzone bez przerwy. Przy pracy ciągłej potrzebna jest rotacja, a to zmienia liczbę osób, nie liczbę godzin.
• Zakres obowiązków: samo zapraszanie na stoisko, skanowanie identyfikatorów, obsługa degustacji, tłumaczenie rozmów czy prowadzenie krótkiej prezentacji produktu.
• Wymagany język i jego poziom. „Komunikatywny angielski" i „swobodna rozmowa techniczna po niemiecku" to dwie różne stawki i dwie różne osoby.
• Dress code i kto zapewnia odzież. Strój brandowany po stronie marki wymaga rozmiarówki z wyprzedzeniem, a to termin, nie koszt.
• Czy materiał ze stoiska będzie publikowany i gdzie. To decyduje o zgodzie na wykorzystanie wizerunku, którą przy targach pomija się najczęściej.

Ile kosztują hostessy na targi

Wynajem hostess rozlicza się za godzinę pracy jednej osoby, a agencje publikują widełki najczęściej w przedziale kilkudziesięciu złotych za godzinę, z niższym końcem przy prostej obsłudze stoiska i wyższym przy pracy z językiem obcym, prezentacją produktu lub wydarzeniem prestiżowym. Traktuj każdą taką liczbę jak punkt startowy do rozmowy, a nie jak wycenę Twojego wydarzenia. Realna kwota wychodzi dopiero po zsumowaniu godzin, liczby osób i pozycji dodatkowych.

Znacznie ważniejsze od samej stawki jest to, co ta stawka obejmuje. Dwie oferty z tą samą liczbą przy godzinie potrafią różnić się o kilkadziesiąt procent w kwocie końcowej, bo jedna zawiera koordynatora i odzież, a druga dolicza je osobno.

Co realnie wpływa na cenę wynajmu hostess

To są pozycje, które przesuwają kwotę końcową. Warto zapytać o każdą z nich wprost, zanim porównasz oferty.

• Długość zaangażowania. Pełny tydzień targowy wycenia się inaczej niż jeden dzień. Przy dłuższym zleceniu stawka godzinowa zwykle spada, bo agencja nie rekrutuje pod jeden dzień.
• Miasto i teren targowy. Warszawa, Poznań i Kraków to inne rynki pracy i inna dostępność ludzi w szczycie sezonu targowego.
• Język obcy. Najczęściej to największy pojedynczy skok w stawce, zwłaszcza przy językach innych niż angielski.
• Doświadczenie i specjalizacja. Osoba, która potrafi opowiedzieć o produkcie technicznym, jest droższa niż osoba wydająca ulotki, i to zwykle różnica opłacalna.
• Koordynator na miejscu. Przy ekipie od czterech osób w górę ktoś musi pilnować zmian i zastępstw. Sprawdź, czy jest w cenie, czy jako osobna pozycja.
• Nadgodziny i praca w dniu montażu. Ustal próg i mnożnik z góry, bo targi regularnie przeciągają się poza harmonogram.
• Dojazd, nocleg i wyżywienie przy wydarzeniu poza miastem zamieszkania obsady. Przy targach kilkudniowych to potrafi być duża pozycja.
• Odzież i przygotowanie. Brandowany strój, fryzura i makijaż według wytycznych marki bywają liczone osobno, tak samo jak szkolenie produktowe przed pierwszym dniem.
• Forma rozliczenia. Faktura z terminem płatności, umowa zlecenie i rozliczenie z samozatrudnionym to trzy różne kwoty brutto przy tej samej stawce netto.

Jak porównać oferty kilku agencji na tych samych polach

Największy koszt w tym procesie to nie stawka, tylko czas na sprowadzenie odpowiedzi do wspólnego mianownika. Każda agencja opisuje ofertę po swojemu, więc zestawienie ich w arkuszu zajmuje więcej niż samo pisanie zapytań.

1. Policz łączną liczbę osobogodzin, a nie liczbę osób. Cztery osoby przez trzy dni po osiem godzin to 96 osobogodzin i dopiero ta liczba jest porównywalna między ofertami.
2. Sprowadź każdą ofertę do jednej kwoty końcowej z wszystkimi dodatkami, a nie do stawki godzinowej. Dopiero wtedy widać, która jest tańsza.
3. Zapytaj każdą stronę o zastępstwo: co się dzieje, gdy rano brakuje jednej osoby. Odpowiedź „poślemy kogoś" i zapisany czas reakcji to dwa różne poziomy ryzyka.
4. Ustal, kto podpisuje zgodę na wizerunek i w jakim zakresie, jeśli ze stoiska powstaną zdjęcia do relacji lub do kampanii.
5. Sprawdź termin płatności i moment rezerwacji. W szczycie sezonu targowego dostępność blokuje zaliczka, nie deklaracja mailowa.

Hostessy na targi w Warszawie, Poznaniu i Krakowie

Najwięcej zapytań o obsadę stoiska dotyczy trzech ośrodków, bo tam odbywa się większość dużych wydarzeń branżowych w Polsce. Rynki różnią się jednak dostępnością, a nie tylko stawką.

W Warszawie wydarzeń jest najwięcej i najczęściej nakładają się na siebie w tych samych tygodniach, więc dobra obsada rozchodzi się z największym wyprzedzeniem. Poznań ma silny, przewidywalny kalendarz targowy i sporą grupę osób z doświadczeniem właśnie w obsłudze stoisk, ale w szczycie sezonu popyt potrafi przekroczyć podaż w konkretnym tygodniu. W Krakowie częściej niż gdzie indziej liczy się język obcy, bo udział wystawców i gości zagranicznych jest wysoki.

Praktyczny wniosek jest ten sam dla wszystkich trzech: przy targach w sezonie zapytanie wysłane na kilka tygodni przed wydarzeniem daje realny wybór, a zapytanie wysłane na tydzień przed daje to, co zostało. Dlatego dostępność w konkretne dni jest w konsoli powyżej osobnym filtrem, obok miasta i kategorii.

Zgoda na wizerunek przy obsadzie targowej

Na targach zdjęcia robi kilka podmiotów naraz: marka, organizator, agencja fotograficzna i media branżowe. Materiał ze stoiska trafia potem do relacji z wydarzenia, do newslettera, a rok później do kampanii płatnej. Osoba na stoisku podpisała tymczasem jeden dokument o pracy, bez pól eksploatacji, terytorium i czasu licencji.

Umowa o wykonanie usługi na evencie nie zastępuje zgody na rozpowszechnianie wizerunku. To dwa różne dokumenty i tylko drugi z nich rozstrzyga, gdzie i jak długo zdjęcie może wisieć. Jeśli planujesz publikację, ustal zakres przed pierwszym dniem targów, a nie po tym, jak materiał już poszedł. Więcej o polach eksploatacji, terytorium i czasie licencji piszemy w tekście o tym, co musi zawierać zgoda na wykorzystanie wizerunku.

Kiedy hostessa, a kiedy model lub aktor

Obsada stoiska i obsada sesji to dwie różne kompetencje i mylenie ich kosztuje. Na targach liczy się kontakt z ludźmi przez osiem godzin na nogach, znajomość produktu i odporność na powtarzalność, a nie doświadczenie przed obiektywem.

Model lub modelka wchodzi w grę wtedy, gdy stoisko ma element pokazowy: prezentację odzieży, sesję zdjęciową na miejscu albo materiał wideo kręcony w trakcie wydarzenia. Wtedy potrzebujesz obu ról naraz i dwóch różnych zakresów zgód, bo materiał z pokazu żyje dłużej niż same targi. Jeśli szukasz obsady sesyjnej, zacznij od strony o wyborze agencji modelek, a przy pełnym przeglądzie kategorii eventowych od strony o agencjach hostess.