Agencja hostess: obsada targów, eventów i akcji promocyjnych

Co musi zawierać brief na obsadę stoiska

• Dokładne dni i godziny pracy, z rozbiciem na zmiany, oraz miejsce wydarzenia.
• Liczba osób i zakres zadań: obsługa gościa, rejestracja leadów, prezentacja produktu, degustacja, wydawanie materiałów.
• Wymagania językowe i poziom, realny, nie deklarowany hasłowo.
• Ubiór: strój własny w podanej kolorystyce czy odzież dostarczona przez markę, z rozmiarówką.
• Czy materiał ze stoiska trafi do publikacji, a jeśli tak, to gdzie i na jak długo. To jest właśnie zgoda na wizerunek, którą przy eventach pomija się najczęściej.

Dlaczego przy eventach gubią się zgody

Na targach zdjęcia robi kilka podmiotów naraz: marka, organizator, agencja fotograficzna i media branżowe. Materiał ląduje potem w relacji, w newsletterze i w kampanii z następnego roku, choć osoba na stoisku podpisała jedną kartkę o pracy, bez pól eksploatacji. Kiedy obsada, brief i zgody idą jednym obiegiem, po evencie zostaje ślad, kto zgodził się na co, i przy powtórce kampanii nie zaczyna się od zera.

Rozliczenie i odpowiedzialność

Przy obsadzie eventowej zamawiający zwykle chce jednej faktury za całą ekipę i jednego kontaktu operacyjnego na miejscu. Agencja hostess dostarcza właśnie to: koordynację, zastępstwo w razie choroby i rozliczenie. Marka, która bookuje pojedyncze osoby przez komunikator, oszczędza prowizję i płaci ryzykiem, że rano zabraknie dwóch osób na zmianie.

Ile kosztuje agencja hostess i za co dokładnie płacisz

Wynajem hostess rozlicza się prawie zawsze za godzinę pracy jednej osoby, a oferty różnią się nie stawką, tylko tym, co ta stawka obejmuje. Dwie agencje mogą podać zbliżoną kwotę za godzinę, a suma końcowa rozjedzie się o kilkadziesiąt procent, bo jedna wlicza koordynatora i odzież, a druga dolicza je osobno.

Jedyną wielkością porównywalną między ofertami jest liczba osobogodzin, czyli liczba osób razy liczba dni razy długość zmiany. Cztery osoby przez trzy dni po osiem godzin to 96 osobogodzin i dopiero do tej liczby warto przykładać cenniki.

Hostessy, hości, promotorzy i koordynator: kto jest potrzebny na stoisku

Częsty błąd w briefie polega na zamówieniu samych hostess do zadania, które wymaga trzech różnych ról. Efekt jest przewidywalny: stoisko działa, ale nikt nie zbiera leadów i nikt nie rozwiązuje problemów operacyjnych.

• Hostessa lub host odpowiada za kontakt z gościem, zaproszenie na stoisko i podstawową informację o marce. To rola najczęściej zamawiana i najczęściej wystarczająca przy stoiskach informacyjnych.
• Promotor lub promotorka pracuje skryptem sprzedażowym, prezentuje produkt i prowadzi degustację lub demonstrację. Wymaga szkolenia produktowego i kosztuje więcej niż obsługa gościa.
• Koordynator pilnuje grafiku zmian, rozlicza czas pracy, reaguje na nieobecności i jest jednym punktem kontaktu dla marki. Przy ekipie kilkuosobowej brak koordynatora zwykle oznacza, że jego obowiązki przejmuje manager marketingu, który przyjechał sprzedawać.
• Osoba z językiem obcym jest osobną pozycją, a nie cechą dodaną za darmo. Komunikatywna rozmowa i swobodna rozmowa techniczna to dwa różne poziomy i dwie różne stawki.
• Obsada pokazowa, czyli model lub modelka, wchodzi w grę wtedy, gdy stoisko ma pokaz odzieży albo powstaje na nim materiał zdjęciowy. Wtedy potrzebujesz szerszej zgody na wizerunek, bo taki materiał żyje dłużej niż samo wydarzenie. Obsadę sesyjną zawęzisz w bazie modelek i modeli.

Jak porównać oferty kilku agencji hostess na tych samych polach

Zapytanie wysłane do trzech agencji w trzech różnych formatach wraca w trzech nieporównywalnych ofertach. Poniższa kolejność zajmuje kwadrans i sprowadza rozmowę do liczb.

1. Policz osobogodziny osobno dla każdego dnia, bo dzień otwarcia i dzień ostatni rzadko mają ten sam harmonogram.
2. Wypisz role, których potrzebujesz, zamiast pisać ogólnie o hostessach.
3. Podaj wymagany język i jego poziom w zdaniu opisującym sytuację, na przykład rozmowa o specyfikacji technicznej po niemiecku.
4. Zaznacz, kto zapewnia odzież, i jeśli marka, dołącz termin przekazania rozmiarówki. To termin, nie koszt, a najczęściej to on wywraca harmonogram.
5. Napisz wprost, czy materiał ze stoiska będzie publikowany i gdzie. To decyduje o zakresie zgody na wizerunek.
6. Poproś o wycenę rozbitą na pozycje z tabeli powyżej, a nie o jedną kwotę zbiorczą. Oferta bez rozbicia jest nieporównywalna z żadną inną.

Kiedy agencja hostess, a kiedy obsada bezpośrednia

Obsada bezpośrednia, czyli booking pojedynczych osób przez komunikator, ma realną przewagę: nie płacisz prowizji i sam wybierasz ludzi, których znasz z poprzednich wydarzeń. Przy jednodniowym evencie na dwie osoby to zwykle rozsądniejsze rozwiązanie niż uruchamianie agencji.

Przewaga agencji rośnie razem ze skalą i długością wydarzenia. Przy kilkudniowych targach z ekipą kilkuosobową płacisz nie za znalezienie ludzi, tylko za to, że rano na zmianie jest komplet, że ktoś organizuje zastępstwo przy chorobie i że dostajesz jedną fakturę zamiast kilkunastu rozliczeń. Przy dużych wydarzeniach w Warszawie i Poznaniu, gdzie kilka imprez nakłada się na te same dni, dostępność bywa ważniejsza od stawki.

Szczegółowy rozkład obsady stoiska targowego, razem z tym, co wpływa na cenę godziny, opisaliśmy na stronie o hostessach na targi.