Hostessy na konferencje: hostessa na konferencję, hostessy na kongres i obsługa rejestracji gości

Co robi hostessa na konferencji

Hostessa na konferencji odpowiada za płynność ruchu ludzi: rejestruje uczestników, wydaje identyfikatory i materiały, kieruje do sal, obsługuje mikrofon w części pytań z sali i pomaga na scenie przy wręczaniu nagród. Przy kongresie dochodzi obsługa strefy VIP, prelegentów i szatni. Każda z tych ról wymaga innej osoby i innej liczby godzin, więc brief warto rozpisać na role, a nie na ogólną „obsługę konferencji”.

Ile hostess potrzeba na konferencję

Liczbę hostess na konferencję wyznaczają stanowiska i sale, a nie łączna liczba uczestników. Konferencja na 300 osób w jednej sali potrzebuje mniej obsady niż spotkanie na 150 osób rozłożone na cztery sale równoległe, dwa piętra i galę wieczorną. Dlatego zacznij od planu obiektu i agendy, a dopiero potem przelicz osoby.

Najprostsza metoda to policzenie porannego szczytu rejestracji. Większość gości przychodzi w ciągu mniej więcej godziny przed pierwszym wystąpieniem, więc tyle czasu masz na obsłużenie prawie całej listy. Sprawdź, ile osób jedno stanowisko realnie obsłuży w tym oknie przy Twoim systemie rejestracji (wydruk identyfikatora na miejscu trwa dłużej niż wydanie gotowego), i podziel przez to liczbę gości. Do stanowisk dolicz osoby do kierowania ruchem, obsługę każdej aktywnej sali i jedną osobę rezerwową przy większych wydarzeniach.

Po porannym szczycie część osób z rejestracji przechodzi do obsługi sal, dlatego przy dobrze rozpisanym harmonogramie zmian ta sama ekipa pokrywa kilka ról w ciągu dnia. To największa oszczędność, jaką daje porządny brief: płacisz za osobogodziny, które faktycznie są potrzebne, a nie za pełną obsadę przez cały dzień.

Ile kosztuje hostessa na konferencję

Hostessę na konferencję rozlicza się za godzinę pracy jednej osoby. Agencje publikują w cennikach widełki rzędu kilkudziesięciu złotych netto za godzinę, najczęściej w okolicach 35 do 70 zł, z wyższym końcem przy języku obcym, obsłudze VIP i gali. W Warszawie i Krakowie stawki bywają wyższe niż w mniejszych miastach, a przy zleceniu na jeden krótki blok wiele agencji stosuje minimalną liczbę godzin.

Budżet liczy się od osobogodzin. Przykład: sześć osób na rejestracji i w salach przez dziewięć godzin plus dwie osoby na trzygodzinną galę wieczorną to 54 plus 6, czyli 60 osobogodzin. Dopiero tę liczbę mnożysz przez stawkę i doliczasz pozycje, które agencje wyceniają osobno: koordynatora na miejscu, odzież, szkolenie z systemu rejestracji, dojazd i nocleg przy wydarzeniu poza miastem obsady oraz nadgodziny, gdy agenda się przeciąga.

Porównuj oferty po kwocie końcowej z tymi pozycjami, a nie po stawce godzinowej. Dwie agencje z tą samą stawką potrafią dać sumy różniące się o kilkadziesiąt procent, bo jedna ma koordynatora w cenie, a druga dolicza go za każdą godzinę.

Hostessy na kongres i konferencję międzynarodową

Kongres różni się od konferencji firmowej trzema rzeczami, które zmieniają obsadę: trwa kilka dni, ma kilka sal równoległych i zwykle gości z zagranicy. Każda z nich przekłada się na konkretny zapis w briefie.

• Język na zadanym poziomie. Przy rejestracji wystarczy komunikatywny angielski, ale przy obsłudze prelegentów i strefy VIP potrzebna jest swobodna rozmowa. To dwie różne stawki i często dwie różne osoby, więc zapisz poziom dla każdej roli osobno.
• Ta sama ekipa przez wszystkie dni. Hostessa, która w pierwszym dniu nauczyła się obiektu i twarzy prelegentów, jest w drugim dniu warta dwa razy więcej niż nowa osoba. Zapytaj agencję wprost, czy gwarantuje ciągłość składu.
• Rotacja przy salach równoległych. Blok sesji trwa często dłużej niż rozsądna zmiana przy mikrofonie. Rozpisz rotację w briefie, zanim policzysz liczbę osób.
• Rezerwa na każdy dzień. Przy wydarzeniu wielodniowym choroba jednej osoby w trzecim dniu to realne ryzyko, nie wyjątek. Ustal z góry, kto i w jakim czasie podstawia zastępstwo.
• Odprawa przed otwarciem. Godzina szkolenia z agendy, planu obiektu i systemu rejestracji w przeddzień zwraca się już przy pierwszej kolejce. Sprawdź, czy jest w cenie.

Co wpisać w brief na hostessy na konferencję

Zapytanie „ile za trzy hostessy na konferencję” wraca od każdej agencji z listą pytań. Komplet danych w pierwszej wiadomości skraca to do jednej wymiany i daje oferty, które da się porównać na tych samych polach.

1. Nazwa, miasto i obiekt, z liczbą sal i pięter.
2. Dni i godziny, rozbite na zmiany i role: rejestracja, sale, scena, VIP, szatnia.
3. Przewidywana liczba uczestników i godzina pierwszego wystąpienia, bo od niej liczy się szczyt rejestracji.
4. System rejestracji i to, czy identyfikatory są drukowane na miejscu.
5. Wymagany język i jego poziom dla każdej roli.
6. Dress code i to, kto zapewnia odzież: strój własny w kolorystyce czy odzież brandowana z rozmiarówką.
7. Czy z wydarzenia powstaje relacja foto lub wideo i gdzie trafi.
8. Forma rozliczenia i termin płatności.

Agencja hostess, obsada bezpośrednia czy baza z filtrami

Są trzy drogi do obsady konferencji i każda ma swoje miejsce. Poniższe porównanie jest uczciwe także tam, gdzie baza z filtrami przegrywa.

Zdjęcia z konferencji a zgoda na wizerunek hostess

Z konferencji prawie zawsze powstaje relacja: zdjęcia z rejestracji, z gali i ze sceny trafiają do raportu dla partnerów, do mediów społecznościowych i do zapowiedzi kolejnej edycji. Hostessa jest na tych zdjęciach częściej niż ktokolwiek inny, bo stoi przy wejściu i przy laureatach.

Umowa o obsługę wydarzenia nie zastępuje zgody na rozpowszechnianie wizerunku. Jeśli zdjęcia mają wrócić w materiałach promocyjnych następnej edycji, zapisz pola eksploatacji i czas licencji przed pierwszym dniem, a nie po publikacji. Pola, które warto zawrzeć, opisaliśmy w tekście o tym, co musi zawierać zgoda na wykorzystanie wizerunku.

Jak obsadzić konferencję w dziesięć dni

Dziesięć dni wystarcza przy jednodniowej konferencji firmowej. Przy kongresie w szczycie sezonu zacznij kilka tygodni wcześniej, bo dobre osoby z językiem obcym rezerwują się najszybciej.

1. Dzień 1. Rozpisz role i zmiany na planie obiektu, policz osobogodziny.
2. Dzień 2. Zawęź karty w konsoli po mieście, kategorii hostessa i dniach wydarzenia, dodaj wymóg językowy.
3. Dzień 3. Wyślij jeden brief do agencji reprezentujących wybrane osoby i poproś o kwotę końcową z dodatkami.
4. Dni 4 do 5. Porównaj oferty po sumie, potwierdź skład, zastępstwo i rezerwację terminu.
5. Dni 6 do 8. Zbierz zgody na wizerunek, prześlij agendę, plan obiektu i dress code.
6. Dzień 9. Odprawa z systemem rejestracji i próbą przebiegu gali.
7. Dzień 10. Wydarzenie z koordynatorem, który ma listę kontaktów do rezerwy.

Konferencja, targi i akcje promocyjne w jednym kalendarzu

Organizator, który prowadzi kilka wydarzeń w roku, zwykle obsadza nie tylko konferencje. Jeśli w tym samym miesiącu wystawiasz się też na targach branżowych, rozkład obsady stoiska i czynniki ceny godziny znajdziesz na stronie o hostessach na targi, a pełny przegląd kategorii eventowych na stronie o tym, jak działa agencja hostess. Gdy przy wydarzeniu planujesz też akcję w punktach sprzedaży partnera, koszt policzysz według wpisu o hostessach na promocje i degustacje. Pełną tablicę talentów przejrzysz w bazie modelek i modeli, a limity castingów i kont zespołu są w cenniku.