Kto zamawia hostessy do rozdawania ulotek i po co
Ulotkowanie z hostessami zamawiają firmy, które sprzedają lokalnie i mają konkretny powód, żeby zatrzymać przechodnia: otwarcie restauracji lub sklepu, nowa placówka banku, inwestycja dewelopera, siłownia przed sezonem, klinika z nową usługą, sieć handlowa z promocją na weekend. Ulotka wrzucona do skrzynki często ląduje w koszu bez czytania. Ulotka podana z ręki do ręki daje szansę na zdanie rozmowy, a hostessa może odpowiedzieć na pytanie i wskazać, gdzie jest lokal.
To różni tę akcję od kolportażu do skrzynek. Płacisz więcej za jedną ulotkę, ale kupujesz kontakt z człowiekiem w miejscu, w którym i tak podejmuje decyzję zakupową: przy wejściu do galerii, na targach, przy stacji metra w drodze do pracy, obok konkurencyjnego lokalu.
Ile kosztuje akcja z hostessami do rozdawania ulotek
Agencje wyceniają hostessy godzinowo i zwykle mają minimalny blok godzin na jedną osobę, najczęściej kilka godzin. Stawka rośnie w weekendy, wieczorami, przy pracy na zewnątrz zimą, przy wymaganym języku obcym i przy krótkim terminie zamówienia. Do samych hostess dochodzą pozycje, które łatwo przeoczyć w pierwszej ofercie, dlatego prośbę o wycenę zawsze formułuj na konkretne pozycje, a nie jako „ile kosztuje ulotkowanie”.
| Pozycja | Od czego zależy | Jak zapisać w zapytaniu |
|---|---|---|
| Hostessy | Liczba osób, liczba godzin, dzień tygodnia, pora | Osoby x godziny x dni, godziny rozpoczęcia i zakończenia |
| Koordynator | Liczba punktów i miast, długość akcji | Czy jest na miejscu, czy zdalnie, i kto raportuje wynik |
| Strój i identyfikacja | Własny strój agencji, strój marki, nadruk | Kto dostarcza strój i czy trzeba go prać między dniami |
| Szkolenie | Ile hostessa ma powiedzieć o ofercie | Czas szkolenia, materiały, czy jest płatne jak godzina pracy |
| Dojazd i transport materiałów | Liczba punktów, ciężar ulotek, parking | Kto przewozi kartony i gdzie są przechowywane między dniami |
| Zgoda zarządcy terenu | Galeria, dworzec, teren prywatny | Kto ją załatwia i czy jest opłata za powierzchnię |
| Druk ulotek | Nakład, format, papier | Zwykle osobno, u drukarni, a nie w agencji hostess |
Ile ulotek rozda jedna hostessa i ile osób zamówić
Wydajność zależy prawie wyłącznie od natężenia ruchu i od tego, czy hostessa ma tylko podać ulotkę, czy także porozmawiać. Przy wejściu do galerii w sobotnie popołudnie jedna osoba rozda znacznie więcej niż na spokojnej ulicy we wtorek rano. Dlatego nie planuj obsady od nakładu ulotek, tylko od godzin, w których Twoi klienci przechodzą obok punktu.
Praktyczna metoda wygląda tak: pierwszego dnia zamów jedną osobę na punkt i poproś koordynatora o liczbę rozdanych ulotek w każdej pełnej godzinie. Po jednym dniu masz własny wskaźnik dla tego miejsca i tej pory, a pozostałe dni planujesz na liczbach, nie na obietnicach z oferty. Przykład na założeniach: jeżeli test pokazał, że jedna osoba rozdaje w tym punkcie średnio 150 ulotek na godzinę w szczycie, to nakład 3 000 ulotek wymaga około 20 osobogodzin, czyli na przykład dwóch osób przez pięć godzin w dwa dni.
- Jedna osoba na wejście lub kierunek ruchu. Dwie hostessy stojące obok siebie nie rozdają dwa razy więcej.
- Druga osoba ma sens przy dwóch wejściach, przy rozmowie z klientem albo przy zbieraniu zapisów.
- Koordynator zaczyna się opłacać przy kilku punktach jednocześnie albo przy akcji w kilku miastach.
- Godziny planuj na szczyt ruchu: poranny dojazd do pracy, pora lunchu, popołudnie i weekend przy galeriach.
Gdzie rozdawać ulotki i jakie zgody są potrzebne
Najlepsze punkty to te, w których ruch jest duży i jednocześnie składa się z Twoich klientów: galeria obok Twojego sklepu, wejście do biurowca przy restauracji z ofertą lunchową, osiedle przy nowej inwestycji, hala targowa podczas branżowych targów. Na terenie galerii, dworca czy biurowca decyduje zarządca i to z nim trzeba ustalić miejsce, godziny oraz ewentualną opłatę. Agencja zwykle pomaga w tej rozmowie, ale zgodę zawsze warto mieć na piśmie.
Na chodniku w przestrzeni miejskiej zasady różnią się między gminami, więc przed akcją sprawdź regulamin w urzędzie miasta. Zakładanie ulotek za wycieraczki samochodów i zostawianie ich na ławkach bywa traktowane jako zaśmiecanie i jest źle odbierane przez mieszkańców, więc w briefie wprost zapisz, że hostessy podają ulotki wyłącznie do ręki. Gdy na targach rozdajesz materiały na stoisku, obsadę planujesz inaczej, o czym piszemy na stronie hostessy na targi.
Jak zmierzyć, czy ulotkowanie się zwróciło
Akcję ulotkową da się rozliczyć tak samo jak reklamę w internecie, pod warunkiem że ulotka ma element, który wraca do Ciebie. Bez niego zostaje tylko liczba rozdanych sztuk, która nic nie mówi o sprzedaży.
- Kod rabatowy przypisany do punktu i dnia, osobny dla każdej lokalizacji.
- Kod QR prowadzący na stronę z parametrem w adresie, żeby wejścia z ulotki były widoczne w statystykach.
- Kupon do okazania przy kasie, liczony przez obsługę sklepu lub restauracji.
- Zapis na listę lub formularz zebrany przez hostessę na tablecie, ze zgodą na kontakt.
Zwrot z akcji policzony na przykładzie
Liczysz trzy liczby: koszt całej akcji, liczbę wykorzystanych kodów lub kuponów i średnią wartość zakupu. Jeśli zebrałeś kontakty, doliczasz sprzedaż, która przyjdzie później. Zebrane numery nie sprzedają same, więc wiele firm oddaje je zespołowi, który ma oddzwonić do zebranych kontaktów w ciągu kilku dni, zanim klient zapomni o ofercie. Dopiero po takim rozliczeniu wiesz, czy następnym razem zamówić więcej godzin w tym samym punkcie, czy zmienić miejsce.
Najczęstszy błąd to ocenianie akcji po tym, że „ulotki się rozeszły”. Rozejdą się zawsze. Pytanie brzmi, ile z nich wróciło w postaci klienta, a to widać dopiero przy kodzie przypisanym do punktu. Przy kilku akcjach rocznie po drugiej, trzeciej rundzie masz już własne dane, które miejsce i która pora dają klientów, a nie tylko ruch.
Agencja hostess czy własny brief do kilku agencji
Agencja hostess dostarcza gotową obsadę z koordynacją i bierze odpowiedzialność za zastępstwo, gdy ktoś nie przyjdzie. To wygodne przy dużej akcji w kilku miastach. Przy mniejszej akcji, powtarzanej regularnie, wiele firm płaci jednak za pośrednictwo więcej, niż musi, bo za każdym razem zaczyna od nowego zapytania i porównuje oferty napisane w różny sposób.
| Droga | Kiedy się sprawdza | Ograniczenia |
|---|---|---|
| Jedna agencja hostess | Duża akcja w kilku miastach, mało czasu po stronie firmy | Jedna oferta bez porównania, marża agencji w każdej godzinie |
| Ogłoszenie i własna rekrutacja | Jednorazowa, mała akcja w jednym punkcie | Brak zastępstwa, umowy, wypłaty i rozliczenie po stronie firmy |
| Jeden brief wysłany do kilku agencji | Akcje powtarzane w sezonie, porównanie ofert na tych samych pozycjach | Trzeba przygotować brief, co zajmuje kilkanaście minut |
Brief na akcję z hostessami do rozdawania ulotek
Brief, który agencja może wycenić bez dopytywania, mieści się na jednej stronie. Im dokładniej opiszesz miejsce i pomiar, tym bardziej porównywalne będą oferty i tym mniej niespodzianek na fakturze.
- Cel akcji i produkt: otwarcie, promocja, nowa usługa. Jedno zdanie, które hostessa ma powiedzieć przechodniowi.
- Punkty: adresy, wejścia, zgoda zarządcy, kto ją załatwia.
- Terminy i godziny dla każdego punktu, liczba osób na punkt.
- Wymagania: strój, język, doświadczenie w rozmowie o ofercie, zbieranie zapisów na tablecie.
- Materiały: nakład ulotek, gadżety, gdzie są przechowywane między dniami.
- Pomiar: kody rabatowe per punkt, raport godzinowy od koordynatora.
- Zasady zastępstwa, gdy ktoś nie przyjdzie, i sposób rozliczenia godzin.
Jak zamówić hostessy do ulotek w kilka dni
Na stronie o wynajmie hostess ustawiasz miasto i termin w konsoli, zaznaczasz karty, które pasują do akcji, i dopisujesz wymagania z listy powyżej. Brief wysyłasz do kilku agencji jednocześnie, a oferty wracają rozpisane na te same pozycje, więc porównujesz je w kilka minut. Karty w konsoli są demonstracyjne i pokazują, jak działa filtrowanie. Realne propozycje przychodzą od agencji w odpowiedzi na brief.
Jeśli akcje promocyjne, degustacje i ulotkowanie robisz regularnie, zobacz, jak policzyliśmy budżet w tekście o hostessach na promocje i degustacje. Plan Agencja w cenniku obejmuje obsadę wielu akcji w miesiącu z archiwum briefów, a pojedynczą akcję obsłużysz planem Booker. Przy wydarzeniach z rejestracją gości przyda się też strona o obsadzie hostessy na konferencje.
Sprawdź to w praktyce
Otwórz konsolę castingową na stronie głównej i zbuduj brief castingowy. Zobaczysz dokładnie te pola, o które pyta osoba obsadzająca produkcję: miasto, kategoria, przedział wieku, wzrost, dostępność, języki, a dalej pola eksploatacji, terytorium i czas licencji.