Sampling produktu i akcja samplingowa z hostessami w sklepach, galeriach i na eventach

Kto zamawia sampling produktu i w jakiej formie

Akcje samplingowe najczęściej zamawiają marki spożywcze, napojowe, kosmetyczne i chemii domowej, a coraz częściej także marki suplementów, karmy dla zwierząt i kawy. Zamawiającym jest brand manager albo trade marketing manager, który ma wprowadzenie nowości, listing w nowej sieci albo spadek rotacji na półce i chce, żeby klient spróbował produktu, zanim zdecyduje się na pełne opakowanie.

Forma samplingu zależy od tego, gdzie klient podejmuje decyzję. W sklepie hostessa stoi kilka metrów od półki i odsyła prosto do produktu. W galerii handlowej łapie ruch i buduje bazę kontaktów albo rozdaje kupon do pobliskiego sklepu. Na evencie, maratonie czy festiwalu trafia do grupy docelowej, której nie ma w sklepie o tej porze. Każda forma wymaga innej osoby i innego planu godzin.

Ile kosztuje akcja samplingowa z hostessami

Koszt akcji samplingowej składa się z dwóch części: obsady i wszystkiego, co obsada potrzebuje, żeby pracować. Agencje hostess publikują stawki rzędu kilkudziesięciu złotych netto za godzinę pracy jednej osoby, najczęściej około 35 do 70 zł, więcej przy degustacji z przygotowaniem jedzenia, przy pracy w weekend i przy konieczności orzeczenia sanitarnego. Do tego dochodzi koordynator, który objeżdża punkty i pilnuje raportów.

Druga część budżetu często przewyższa pierwszą: opłata sieci handlowej lub zarządcy galerii za powierzchnię, sam produkt i opakowania próbek, stoisko lub lada, odzież brandowana, transport i chłodzenie. Porównując oferty, licz sumę za całą akcję i koszt jednego kontaktu z klientem, a nie samą stawkę godzinową.

Ile hostess potrzeba na sampling i jak policzyć osobogodziny

Liczbę hostess wyznaczają punkty, a nie liczba próbek. Jeden punkt degustacyjny w sklepie obsługuje zwykle jedna osoba, bo przy ladzie z jedzeniem więcej ludzi tylko tłoczy przejście. Stoisko w galerii z rozdawaniem saszetek i zbieraniem kontaktów potrzebuje dwóch do czterech osób: część zatrzymuje ruch, część rozmawia i zapisuje. Przy wejściach na dworzec liczy się szczyt poranny, więc ekipa jest większa, ale krótsza.

Przykład do planu: marka napoju chce degustacji w 12 sklepach przez dwa weekendy, po 6 godzin dziennie. To 12 punktów razy 4 dni razy 6 godzin, czyli 288 osobogodzin. Przy stawce 45 zł netto za godzinę daje to 12 960 zł za samą obsadę, do której dochodzi koordynator i opłaty sieci. Ten sam wzór, czyli punkty razy dni razy godziny, sprawdza się przy każdej skali akcji.

Godziny ustawiaj pod ruch w danym miejscu, a nie pod pełny dzień pracy sklepu. Piątkowe popołudnie i sobota do wczesnego popołudnia dają w supermarkecie zwykle więcej kontaktów niż wtorkowy poranek, a krótsza zmiana w szczycie bywa tańsza i skuteczniejsza niż osiem godzin przy pustej alejce.

Sampling w sklepie, w galerii handlowej i na evencie

Każde z tych miejsc ma innego właściciela przestrzeni i inne zasady. To, co zadziała w galerii, nie zawsze jest dozwolone w sieci handlowej, dlatego plan akcji zaczyna się od tego, kto wydaje zgodę.

• Sklep sieciowy: termin i miejsce degustacji uzgadnia się z centralą sieci albo z kierownikiem sklepu, zależnie od umowy handlowej. Sieci mają własne regulaminy akcji promocyjnych, w tym wymagania co do stroju, sprzętu i godzin.
• Galeria handlowa: powierzchnię pod stoisko wynajmuje się od zarządcy na konkretne dni. Regulamin galerii określa, czy wolno zaczepiać przechodniów, rozdawać ulotki i używać nagłośnienia.
• Event i festiwal: miejsce przydziela organizator, często w pakiecie partnerskim. Liczy się logistyka, czyli dowóz, chłodzenie, zaplecze i zmiany przez cały dzień.
• Teren miejski i wejścia do stacji: potrzebna jest zgoda zarządcy terenu, a na drodze publicznej także zajęcie pasa drogowego. Bez niej akcja może zostać przerwana w pierwszej godzinie.

Wymogi przy degustacji żywności, napojów i kosmetyków

Przy degustacji żywności hostessa ma bezpośredni kontakt z jedzeniem, więc potrzebuje aktualnego orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych. Zapisz to w briefie jako warunek obsady, bo nie każda hostessa je ma, a wyrobienie orzeczenia przed akcją trwa. Do tego dochodzą rękawiczki, nakrycie włosów, jednorazowe naczynia i zasady przechowywania produktu w temperaturze wskazanej przez producenta.

Napoje alkoholowe są objęte ograniczeniami ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dlatego takie degustacje planuje się z działem prawnym marki, a nie wyłącznie z agencją hostess. Przy kosmetykach liczy się informacja o składzie i alergenach: hostessa powinna mieć ściągę z odpowiedziami na pytania o skład i znać zasady testowania na skórze.

Przekazanie próbek w celach promocyjnych ma też skutki podatkowe po stronie marki, na przykład przy rozliczeniu VAT od wydanych produktów. To temat dla księgowości marki przed startem akcji, nie dla hostessy w punkcie.

Co wpisać w brief na akcję samplingową

Dobry brief skraca obsadę z tygodnia do dwóch dni, bo agencja od razu wie, kogo proponować. Rozpisz go na punkty i zmiany, a nie ogólnie na „hostessy do samplingu”.

1. Produkt i forma samplingu: degustacja, saszetki, kubeczki, kupon, zbieranie kontaktów.
2. Lista punktów z adresami, datami i godzinami każdej zmiany.
3. Liczba osób na punkt i potrzeba koordynatora w danym mieście.
4. Wymogi obsady: orzeczenie sanitarne, doświadczenie w danej kategorii, język obcy przy eventach międzynarodowych.
5. Odzież: brandowana od marki z rozmiarówką albo strój własny według opisu.
6. Komunikat, czyli dwa lub trzy zdania o produkcie i odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów.
7. Sposób raportowania: liczba wydanych próbek, kontakty, zdjęcia stoiska, uwagi klientów.
8. Zgoda na zdjęcia i nagrania z akcji, jeśli materiał ma trafić do mediów społecznościowych marki.

Agencja BTL, agencja hostess czy baza z filtrami

Akcję samplingową można zlecić na trzy sposoby. Agencja BTL bierze całość, od koncepcji, przez stoisko i logistykę, po raport, i ma to sens przy dużej, ogólnopolskiej kampanii. Agencja hostess dostarcza ludzi, a resztą zajmuje się marka. Baza z filtrami pozwala samodzielnie wybrać osoby po mieście i terminie i wysłać jeden brief do agencji, które je reprezentują, co przyspiesza obsadę przy akcjach powtarzanych co miesiąc.

Jak zmierzyć wynik samplingu produktu

Sampling ocenia się po sprzedaży, a nie po liczbie rozdanych próbek. Najprostszy pomiar w sklepie to porównanie sprzedaży produktu w dniach akcji z tymi samymi dniami tygodnia przed akcją, najlepiej obok sklepu kontrolnego bez degustacji. Przy samplingu poza sklepem działa kupon z unikalnym kodem albo kod QR prowadzący do sklepu internetowego marki.

Od hostess wymagaj krótkiego raportu po każdej zmianie: ile próbek wydano, ile osób zapytało o cenę lub miejsce zakupu, jakie padały zastrzeżenia. Te notatki często mówią więcej o produkcie niż sama sprzedaż, bo pokazują, dlaczego ktoś spróbował i nie kupił. Jeśli raport ma być porównywalny między punktami, daj wszystkim ten sam formularz.

Marki, które powtarzają degustacje co miesiąc, zwykle przechodzą na plan Agencja w cenniku, bo obejmuje wyszukiwarkę talentów, krótkie listy i brief do wielu agencji bez prowizji od każdej akcji. Tę samą obsadę wykorzystasz przy hostessach na targi i przy hostessach na konferencje.

Jak zorganizować akcję samplingową w dziesięć dni

Najdłużej trwa zwykle zgoda sieci handlowej, dlatego ten krok zaczyna się pierwszy. Przy akcji tylko w galerii albo na evencie cały plan da się skrócić do tygodnia. Szczegółowy rachunek budżetu akcji promocyjnej w sklepie znajdziesz we wpisie o hostessach na promocje i degustacje, a przy akcji z ulotkami w tych samych punktach przyda się wyliczenie z wpisu o hostessach do rozdawania ulotek.

1. Dzień 1: lista punktów, termin i zgoda sieci albo zarządcy galerii.
2. Dzień 2: brief z wymogami obsady wysłany do kilku agencji naraz.
3. Dni 3 i 4: propozycje osób, krótka lista i potwierdzenie orzeczeń sanitarnych.
4. Dzień 5: rezerwacja obsady i koordynatora, rozmiarówka do odzieży.
5. Dni 6 i 7: produkcja próbek, odzieży i materiałów, przygotowanie stoiska.
6. Dzień 8: szkolenie produktowe online dla całej ekipy i formularz raportu.
7. Dni 9 i 10: logistyka dostaw do punktów i start akcji.

Sampling, targi i konferencje w jednym kalendarzu obsady

Marka, która robi degustacje, zwykle ma też stoisko na targach branżowych i wydarzenia dla partnerów handlowych. Te same osoby, które znają produkt z samplingu, dobrze sprawdzają się na stoisku, bo nie trzeba ich szkolić od zera. Planując rok, warto zebrać wszystkie akcje w jednym kalendarzu i obsadzać je z jednej krótkiej listy. Pełny przegląd ról i zasad wynajmu znajdziesz na stronie agencja hostess i wynajem hostess.