Model release i umowa model release do podpisu online dla marek, studiów i produkcji

Kiedy marka potrzebuje model release, a kiedy wystarczy umowa

Model release to angielska nazwa, którą przynoszą zagraniczni klienci, banki zdjęć i domy produkcyjne pracujące dla sieci. Po polsku mówimy o zezwoleniu na rozpowszechnianie wizerunku. Treść jest ta sama: osoba ze zdjęcia mówi, że zgadza się na publikację w określonych kanałach, na określonym terytorium i przez określony czas.

Art. 81 ust. 1 prawa autorskiego przewiduje, że zgoda nie jest potrzebna, jeśli osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie i nie zastrzegła inaczej. Na tym przepisie nie warto jednak budować kampanii. Zapłata za pozowanie nie mówi nic o tym, czy zdjęcie może trafić na billboard, do telewizji albo do reklamy za granicą. Spór zaczyna się zwykle po roku, gdy materiał z sesji do sklepu wraca w płatnej kampanii, a modelka uważa, że płacono jej za katalog.

Dlatego marka, sklep internetowy i produkcja zbierają model release przy każdej sesji, której efekt ma wyjść poza portfolio fotografa. Szczegółowe warunki współpracy (honorarium, odwołanie, nadgodziny) i tak opisuje umowa z modelką, a zgoda na wizerunek jest jej częścią albo osobnym dokumentem, który trzymasz przy materiałach z sesji.

Co musi zawierać umowa model release

Dobry model release odpowiada na pięć pytań: kto, co, gdzie, jak długo i za ile. Każda luka w tej liście oznacza, że w razie sporu sąd będzie interpretował zgodę wąsko, czyli na niekorzyść marki. Poniższe pola są w panelu obowiązkowe, bo zgoda bez zakresu nie jest zgodą, tylko ryzykiem odłożonym w czasie.

• Dane osoby i zamawiającego. Imię i nazwisko modelki, adres e-mail, nazwa marki lub produkcji. Przy agencji modelek także to, kto reprezentuje talent.
• Sesja, której zgoda dotyczy. Tytuł projektu albo castingu i data. Zgoda „na wszystkie zdjęcia, jakie kiedykolwiek zrobimy” jest trudna do obrony.
• Pola eksploatacji. Kampania płatna online i offline, media społecznościowe marki, katalog i sklep internetowy, materiały w punkcie sprzedaży, prasa i druk, telewizja i kino, portfolio. Zaznaczasz tylko to, co faktycznie planujesz i za co płacisz.
• Terytorium. Polska, Unia Europejska albo świat. Kampania w kilku krajach to inna wycena licencji niż sklep z wysyłką krajową.
• Czas. Liczba miesięcy, po której zgoda wygasa. W panelu data wygaśnięcia liczy się sama od dnia podpisu.
• Wynagrodzenie lub jego brak. Kwota albo informacja, że licencja jest wliczona w honorarium za dzień zdjęciowy. Ten zapis rozstrzyga potem, czy przedłużenie jest płatne.
• Uwagi. Retusz, wycinanie z tła, użycie fragmentu, zakaz trenowania modeli AI na zdjęciach, wyłączność branżowa.

Jak działa model release online w panelu

Papierowy model release ginie w teczce fotografa, a skan w czyjejś skrzynce. Obieg w panelu zastępuje oba etapy jednym linkiem i jednym rekordem przypisanym do castingu.

1. Wybierasz osobę z obsady albo wpisujesz adres e-mail. Zgodę można przypiąć do castingu i karty talentu, więc później widać, które osoby z sesji już podpisały, a które nie.
2. Zaznaczasz zakres. Pola eksploatacji, terytorium, liczba miesięcy i uwagi. Na planie Agencja masz gotowe szablony: sesja e-commerce, kampania reklamowa, reklama telewizyjna, tylko portfolio.
3. Panel wysyła link do podpisu. Modelka otwiera go w telefonie bez zakładania konta, czyta pełny zakres zgody, wpisuje imię i nazwisko i potwierdza. Może też odmówić, a Ty widzisz to od razu na liście.
4. Podpis wraca z datą, godziną i numerem zgody. Zapisujemy też adres IP urządzenia, z którego podpisano zgodę. Datę wygaśnięcia panel wylicza sam.
5. Pobierasz zgodę w PDF. Plik trafia do folderu z materiałami z sesji albo do działu prawnego klienta. Na planie Produkcja zgody wygasłe i wycofane zostają w archiwum, a eksport CSV i API zasila własne systemy.

Czy model release podpisany online jest ważny

Tak. Przepisy nie wymagają do zgody na rozpowszechnianie wizerunku formy pisemnej ani podpisu kwalifikowanego. Zgoda może być wyrażona w dowolnej formie, a forma pisemna lub elektroniczna służy temu, żeby w razie sporu udowodnić jej treść. Liczy się więc, czy umiesz pokazać, kto ją dał, kiedy i w jakim zakresie.

Zgoda zebrana linkiem z maila daje trzy dowody naraz: adres, na który wysłano link, imię i nazwisko wpisane przy akceptacji oraz znacznik czasu. Do tego zapisany zakres, którego nikt nie zmieni po podpisie. To więcej niż zdjęcie kartki zrobione telefonem na planie, na którym często nie widać nawet daty.

Są dwa wyjątki, w których forma ma znaczenie. Jeśli w tym samym dokumencie przenosisz od fotografa autorskie prawa majątkowe do zdjęć, ta część wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 prawa autorskiego), więc umowę z fotografem warto podpisać osobno. A przy zleceniach dla zagranicznych banków zdjęć i niektórych sieci klient może wymagać własnego formularza. Wtedy panel służy do zebrania zakresu i terminu, a formularz klienta dołączasz do tego samego castingu.

Model release a RODO i wycofanie zgody

Wizerunek jest daną osobową, więc zgoda na jego rozpowszechnianie żyje równolegle z przepisami RODO. W praktyce oznacza to dwie rzeczy. Po pierwsze osoba musi wiedzieć, kto jest administratorem jej danych i w jakim celu ich używa, dlatego w linku do podpisu widnieje nazwa zamawiającego, a nie tylko fotografa. Po drugie trzeba przewidzieć, co robisz, gdy ktoś chce zgodę cofnąć.

Odwołanie zgody działa na przyszłość. Wydrukowanych katalogów nikt nie wycofa ze sklepów, ale nowych publikacji już nie robisz, a reklamy w kanałach cyfrowych zwykle trzeba zdjąć. Przy zgodzie odpłatnej, z określonym zakresem i czasem, pozycja marki jest znacznie mocniejsza niż przy zgodzie dorzuconej mailem po sesji. Szerzej opisujemy to we wpisie o tym, jak napisać zgodę na wykorzystanie wizerunku.

Panel pozwala też cofnąć zgodę po stronie marki, na przykład gdy projekt się nie odbył. Wtedy link przestaje działać, a rekord zostaje na liście ze statusem, więc nie ma wątpliwości, które zgody są w mocy.

Model release dla dziecka i osoby niepełnoletniej

Przy osobie niepełnoletniej zgodę na wizerunek podpisuje opiekun, czyli przedstawiciel ustawowy. W panelu zaznaczasz, że osoba jest małoletnia, i podajesz adres opiekuna. Link trafia wtedy do niego, a nie do dziecka, i to on potwierdza zakres. Starsze dziecko warto zapytać o zdanie, bo zgoda podpisana ponad jego głową bywa początkiem konfliktu w rodzinie, a potem wycofania.

Zgoda na wizerunek to nie wszystko. Praca dziecka przy reklamie wymaga też zezwolenia inspektora pracy, o czym piszemy na stronie dzieci do reklamy. Te dwa dokumenty idą osobnymi drogami, ale warto je trzymać przy tym samym castingu, bo kontrola u klienta zwykle pyta o oba.

Ile kosztuje zbieranie model release

Sama zgoda nic nie kosztuje, kosztuje jej brak. Licencja na wizerunek, czyli to, za co płacisz modelce, to osobna pozycja w budżecie sesji, którą rozpisaliśmy we wpisie ile kosztuje wykorzystanie wizerunku modelki w reklamie. Model release jest dokumentem, który tę licencję opisuje.

Obieg zgód jest w każdym planie panelu. Booker ma obieg podstawowy (wysyłka, podpis, lista bieżących zgód i PDF) i wystarcza fotografowi albo studiu, które robi kilka sesji w miesiącu. Agencja dodaje szablony zakresu i pracę w zespole, a Produkcja archiwum zgód wygasłych, eksport CSV i API. Ceny wszystkich planów są w cenniku.

Dla kogo jest model release w panelu

Najwięcej zyskują ci, którzy fotografują wiele osób i wracają do zdjęć po miesiącach.

• Sklep internetowy i marka odzieżowa. Kilka sesji w sezonie, kilka modelek, zdjęcia, które po roku wracają w reklamie. Lista zgód przy castingu odpowiada na pytanie, czy wolno użyć zdjęcia z wiosny w jesiennej kampanii.
• Studio fotograficzne i fotograf komercyjny. Klient prosi o potwierdzenie zgód przed odbiorem zdjęć. PDF z numerem zgody zamyka temat w jednym mailu.
• Dom produkcyjny. Spot z obsadą, statystami z zadaniem i dziećmi. Zgody zbierane przed dniem zdjęciowym, a nie na planie, gdy wszyscy czekają na światło.
• Agencja modelek. Jeden zakres dla całej obsady projektu, zgody podpisane przez modelki przed wysłaniem materiału klientowi.