Agencja hostów oraz hości na targi i konferencje z kosztem obsady

Czym różni się host od hostessy

Host wykonuje te same zadania co hostessa: wita gości, rejestruje ich, prowadzi do sali, podaje materiały, pilnuje listy i odpowiada na proste pytania o produkt. Różnica jest w tym, do jakich wydarzeń i ról agencje dostają zapytania o mężczyzn. Są to stoiska, na których trzeba coś przenieść, uruchomić albo pokazać w działaniu, wydarzenia z przewagą męskiej publiczności, obsługa gości w nocy i prezentacje odzieży męskiej, gdzie strój hosta jest jednocześnie produktem.

W Polsce słowa „host” i „hostessa” opisują pracę przy wydarzeniu, nie zawód uregulowany. Agencja nie ma więc osobnego cennika dla hostów ani osobnej umowy. Ma za to mniej mężczyzn w bazie, co przy dużym zamówieniu na konkretny termin bywa ważniejsze niż stawka.

Kiedy zamówić hosta, hostessę, a kiedy zespół mieszany

Punktem wyjścia jest zadanie, nie wyobrażenie o tym, jak ma wyglądać stoisko. Tabela zbiera sytuacje, w których organizatorzy i wystawcy najczęściej pytają agencję o hostów.

Ile kosztuje host na targi?

Host na targi kosztuje tyle, ile wynosi liczba osobogodzin pomnożona przez stawkę godzinową, plus pozycje dodatkowe. Agencje, które publikują cenniki, podają dla obsady wydarzeń widełki rzędu kilkudziesięciu złotych netto za godzinę pracy jednej osoby, najczęściej około 35 do 70 zł, i stosują je tak samo do hostów i hostess. Wyższy koniec przedziału dotyczy języka obcego, obsługi VIP i pracy na scenie.

Na fakturze za czterodniowe targi niespodzianki rzadko biorą się ze stawki. Biorą się z pozycji, o które zamawiający nie zapytał przed podpisaniem zamówienia.

Czy agencja hostów doliczy coś za prace techniczne

Tak, jeśli zadanie wychodzi poza obsługę gości. Wystawcy często zakładają, że host „przy okazji” pomoże rozładować samochód, złoży ściankę i będzie nosił kartony z katalogami. Dla agencji to inna praca, z innym ryzykiem i innym ubezpieczeniem, więc albo wyceni ją osobno, albo odmówi w dniu montażu. Rozpisz w zamówieniu, co host ma podnosić, czy obsługuje urządzenia pod napięciem i czy pracuje na wysokości. Do montażu stoiska lepiej zamówić ekipę techniczną, a hostów zostawić do rozmów z gośćmi.

Podobnie jest z prowadzeniem pojazdów na pokazach i jazdach próbnych. Osoba za kierownicą potrzebuje prawa jazdy, doświadczenia i osobnych ustaleń co do odpowiedzialności za szkodę. To rola, którą agencja obsadza na zapytanie, a nie domyślna umiejętność hosta.

Jak opisać wymagania wobec hostów bez ryzyka

Zamówienie „tylko mężczyźni” albo „tylko kobiety” jest najsłabszym sposobem opisania obsady i potrafi wrócić jako zarzut nierównego traktowania, bo przepisy o równym traktowaniu obejmują także pracę na umowach cywilnoprawnych. Bezpieczniej i skuteczniej jest opisać zadania oraz warunki, które z nich wynikają. Agencja i tak dobierze ludzi do roli, a Ty dostaniesz obsadę, która tę rolę udźwignie.

• Zadania: rozmowa o produkcie, rejestracja, prowadzenie gości, uzupełnianie ekspozycji, demonstracja.
• Wymagania wynikające z zadań: podnoszenie elementów do określonej wagi, praca stojąca przez całą zmianę, prawo jazdy.
• Strój: rozmiary ubrań i obuwia marki, jeśli obsada ma je prezentować.
• Język i wiedza: poziom rozmowy, branżowe słownictwo, czas na szkolenie.
• Skład zespołu: „zespół mieszany” jako prośba o różnorodność, a nie limit na płeć.

Ilu hostów zamówić na stoisko albo konferencję

Liczbę osób liczy się od szczytu ruchu, nie od liczby zaproszonych. Na konferencji szczytem jest pierwsze czterdzieści minut rejestracji, na targach środek dnia w dniach branżowych. Przy stoisku przyjmij jedną osobę na każdy punkt, w którym gość ma się zatrzymać: lada, demonstracja, strefa rozmów. Do tego rezerwa na przerwy, bo nikt nie stoi ośmiu godzin bez zejścia ze stoiska.

Sposób liczenia stanowisk rejestracji rozpisaliśmy na stronie hostessy na konferencje, a obsadę stoiska na zmiany na stronie hostessy na targi. Wieczorne wydarzenia dla klientów i pracowników policzysz według wpisu hostessy na imprezy firmowe i koszt obsady.

Co wpisać w zamówienie do agencji hostów

Agencja odpowie tego samego dnia tylko na zamówienie, w którym są wszystkie pola z listy poniżej. Siódme z nich, publikację zdjęć, pomija się najczęściej. Zdjęcie hosta przy stoisku wrzucone na profil firmy to rozpowszechnianie wizerunku i wymaga zgody tak samo jak zdjęcie z sesji reklamowej. Zgody całej obsady zbierzesz jednym linkiem przez model release z podpisem w telefonie, zanim fotograf wejdzie na stoisko.

1. Daty, godziny i zmiany, z dniem montażu i szkolenia, jeśli obsada ma na nich być.
2. Miejsce i numer hali oraz zasady wejścia dla obsady zewnętrznej.
3. Liczba osób w każdej roli: lada, demonstracja, rejestracja, koordynator.
4. Zakres zadań i prac fizycznych, wypisany wprost.
5. Język i poziom oraz materiały do szkolenia produktowego.
6. Strój: własny czy dostarczony, z tabelą rozmiarów i terminem przymiarki.
7. Publikacja zdjęć i nagrań ze stoiska: gdzie, jak długo, czy w reklamie płatnej.
8. Zastępstwa: w jakim czasie agencja podstawia osobę, gdy ktoś nie dotrze.
9. Rozliczenie: stawka, minimalny blok, nadgodziny, termin płatności.

Agencja hostów czy baza z filtrami

Mężczyzn w bazach agencji hostess jest mało, więc przy zamówieniu na sześciu hostów w jednym tygodniu targowym pojedyncza agencja często nie ma kompletu. Zamawiający dzwoni wtedy do trzech kolejnych i każdej od nowa tłumaczy to samo. Drugi model to jedno miejsce z kartami talentów z wielu agencji, w którym sam zawężasz obsadę i wysyłasz jeden brief.

Co zrobić z kontaktami zebranymi przez hostów

Host na stoisku technicznym zbiera wizytówki i skany identyfikatorów, ale jego praca kończy się z zamknięciem hali. Kontakt z targów traci wartość po kilku dniach, więc ustal przed wydarzeniem, kto zadzwoni do zebranych firm w pierwszym tygodniu. Jeśli własny dział sprzedaży jest wtedy zajęty obsługą zamówień po targach, pierwsze rozmowy można zlecić zewnętrznemu zespołowi sprzedaży B2B, który dostaje listę z notatkami hostów jeszcze tego samego wieczoru.

Żeby te notatki były coś warte, daj hostom prosty formularz: firma, stanowisko rozmówcy, czego szukał, kiedy planuje zakup. Trzy pola wypełnione przy stoisku znaczą więcej niż sto wizytówek w pudełku.

Jak zamówić hostów przez agencjamodeli.pl

W wyszukiwarce ustawiasz kategorię hostessa, która obejmuje także hostów, miasto targów i termin, a karty pokazują wzrost, języki i dostępność. Z wybranych osób budujesz krótką listę, dopisujesz zadania, strój i zakres publikacji, po czym wysyłasz jeden brief do agencji, które je reprezentują. Odpowiedzi wracają w tych samych polach, więc porównujesz stawki i zastępstwa obok siebie.

Punkt wyjścia do obsady wydarzeń to strona agencja hostess i wynajem hostess. Jeśli na stoisku ma stanąć model w ubraniach marki, a nie host do rozmów, zacznij od agencji modeli dla mężczyzn, a pełny katalog z filtrami znajdziesz w bazie modelek i modeli. Firmy, które wystawiają się kilka razy w roku, wybierają zwykle plan Booker lub Agencja z cennika: stała miesięczna cena zamiast szukania obsady od zera przed każdymi targami.

Sprawdź to w praktyce

Otwórz konsolę castingową na stronie głównej i zbuduj brief castingowy. Zobaczysz dokładnie te pola, o które pyta osoba obsadzająca produkcję: miasto, kategoria, przedział wieku, wzrost, dostępność, języki, a dalej pola eksploatacji, terytorium i czas licencji.