Hostessy na galę i bankiet firmowy oraz obsługa dużych eventów korporacyjnych

Czym hostessy na galę różnią się od obsady targów i konferencji

Na targach hostessa stoi w jednym miejscu przez cały dzień i powtarza ten sam komunikat. Na gali pracuje według scenariusza, który zmienia się co kilkanaście minut: najpierw powitanie i rejestracja, potem prowadzenie gości do stołów, potem wejście na scenę z nagrodami, a na końcu wydawanie okryć i upominków. Każdy z tych bloków ma inną liczbę ludzi i inne miejsce, więc zespół musi znać rozpiskę, zanim drzwi sali zostaną otwarte.

Druga różnica to wygląd i zachowanie. Gala ma dress code wieczorowy, zdjęcia robi fotograf eventowy, a hostessy są na nich przy statuetkach i laureatach. Organizator zamawia więc osoby, które pewnie chodzą po scenie w długiej sukni, wiedzą, jak podać nagrodę, żeby nie zasłonić laureata, i potrafią przez godzinę stać nieruchomo w tle kadru. To inne doświadczenie niż rozdawanie ulotek czy obsługa stoiska.

Trzecia różnica to skala i godziny. Gala firmowa, jubileusz spółki albo gala branżowa z plebiscytem to zwykle od 200 do ponad 1000 gości, wieczór od 18 do północy i próba sceniczna w południe. Stąd dłuższy blok godzinowy, dopłaty po 22 i transport po zakończeniu, o które agencja zapyta dopiero przy wycenie, jeśli nie podasz ich w briefie.

Role hostess na gali od wejścia do wręczenia nagród

Najprościej rozpisać galę według drogi gościa. Każdy punkt, przez który gość przechodzi, potrzebuje kogoś, kto wie, co powiedzieć i dokąd skierować. Poniższe role pojawiają się na prawie każdej gali, a ich liczba zależy od tego, jak duża jest sala i ile wejść ma budynek.

• Powitanie i rejestracja. Sprawdzenie nazwiska na liście, wydanie identyfikatora albo numeru stołu, wskazanie szatni. To najbardziej obciążony punkt wieczoru, bo większość gości przyjeżdża w ciągu 30 do 40 minut.
• Prowadzenie do stołów. Hostessa zna plan sali i odprowadza gości do miejsc, zwłaszcza tam, gdzie stoły są numerowane, a winietki imienne.
• Ścianka i fotograf. Kierowanie gości do zdjęć na ściance, pilnowanie kolejki i tempa, podawanie rekwizytów.
• Scena. Wnoszenie statuetek i dyplomów, wprowadzanie laureatów po schodach, podawanie mikrofonu, zbieranie nagród po zdjęciu.
• Strefa VIP. Opieka nad zarządem, gośćmi honorowymi i partnerami, często w języku angielskim.
• Szatnia i wyjście. Upominki, okrycia, zamawianie taksówek i informacja o transferach do hotelu.

Ile hostess zamówić na galę na 200, 400 i 800 gości

Obsadę gali liczy się od szczytu przyjazdów, nie od całej listy. Jeśli 400 gości przyjeżdża w ciągu 40 minut, to przy rejestracji w najgorszym momencie stoi kilkadziesiąt osób naraz. Roboczo przyjmij jedno stanowisko rejestracji na około 80 do 100 gości przyjeżdżających w tym oknie, jedną hostessę do prowadzenia na około 10 stołów i dwie osoby na scenę. Po wejściu gości część zespołu przechodzi do innych zadań, więc nie trzeba zamawiać osobnych ludzi na każdy blok.

Tabela pokazuje rachunek, od którego warto zacząć rozmowę z agencją. To szacunek do planowania, a nie norma: sala z dwoma wejściami, goście zagraniczni albo plebiscyt z kilkudziesięcioma laureatami podnoszą liczbę osób, a wydarzenie, na które goście przychodzą z jednego hotelu windą, ją obniża.

Ile kosztują hostessy na galę firmową

Koszt hostess na galę to liczba osobogodzin razy stawka godzinowa plus pozycje dodatkowe. Stawki hostess w Polsce mieszczą się orientacyjnie w przedziale 35 do 70 zł netto za godzinę, przy czym gala zwykle ląduje w górnej połowie tego przedziału: wieczór, doświadczenie sceniczne, dress code i często język obcy. Przy gali na 400 gości z tabeli wyżej, czyli około 77 osobogodzin, sama praca obsady wynosi więc od kilku do kilkunastu tysięcy złotych zależnie od miasta i wymagań.

Do tej kwoty agencje doliczają pozycje, które łatwo przeoczyć w pierwszym zapytaniu. Rozpisanie ich w briefie od razu sprawia, że oferty z różnych agencji da się porównać, zamiast zgadywać, która cena jest pełna.

Hostessy na duże eventy korporacyjne z kilku agencji

Przy gali na 800 gości jedna agencja rzadko ma w jednym mieście kilkanaście wolnych osób z doświadczeniem scenicznym i językiem na ten sam piątkowy wieczór, zwłaszcza w listopadzie i grudniu. Organizatorzy dużych eventów korporacyjnych składają więc zespół z dwóch albo trzech agencji. Problem zaczyna się wtedy, gdy każda agencja dostaje inny opis zadań, inną godzinę odprawy i inną informację o strojach.

Rozwiązaniem jest jeden brief, który trafia do wszystkich agencji naraz, z tą samą rozpiską ról, godzinami i wymaganiami. Odpowiedzi z kwotą końcową wracają w jednym miejscu, więc widać, która agencja daje ile osób i za ile. Na agencjamodeli.pl tak właśnie działa wysyłka briefu: wybierasz osoby z kart różnych agencji, a zapytanie z tym samym opisem idzie do każdej z nich.

Jeśli gala jest częścią większego wydarzenia z dniem konferencyjnym, obsadę obrad opisujemy osobno na stronie hostessy na konferencję. Dla wydarzeń z częścią taneczną po oficjalnej części przygotowaliśmy stronę o tym, jak zamówić fordanserki na imprezę firmową.

Co wpisać w brief na hostessy na galę

Agencja wycenia dokładnie to, co dostaje w zapytaniu. Krótki brief „potrzebujemy 10 hostess na galę w piątek” wraca z ofertą, którą trzeba potem korygować trzy razy. Poniższe pola wystarczą, żeby pierwsza odpowiedź była ostateczna.

1. Data, miejsce i godziny. Godzina odprawy, wejścia gości, części oficjalnej i zakończenia, osobno godzina próby scenicznej.
2. Liczba gości i szczyt przyjazdów. Ilu gości i w jakim oknie czasowym przyjadą, ile wejść ma sala.
3. Role i liczba osób w każdej. Rejestracja, stoły, scena, VIP, szatnia, według rozpiski z tej strony.
4. Dress code. Kolor i krój sukni, obuwie, fryzura, czy strój zapewnia agencja.
5. Języki. Ile osób z angielskim lub innym językiem i na jakim stanowisku.
6. Zasady pracy. Zakaz alkoholu w czasie pracy, posiłek, przerwy, kontakt z koordynatorem.
7. Zdjęcia i publikacja. Czy zdjęcia z gali trafią do relacji, mediów i materiałów reklamowych kolejnej edycji.

Zgoda hostess na wizerunek w relacji z gali

Hostessa przy statuetce jest na prawie każdym zdjęciu z wręczenia nagród. Te zdjęcia trafiają potem do relacji w mediach branżowych, na profile firmy i do oferty sponsorskiej kolejnej edycji, czyli do materiałów, które promują organizatora. Sama umowa na obsługę wydarzenia nie obejmuje takiego rozpowszechniania wizerunku.

Bezpiecznie jest zebrać zgodę przed galą, z określeniem pól eksploatacji i czasu publikacji. Co powinien zawierać taki dokument, opisujemy na stronie model release i zgoda na wizerunek. W naszym obiegu zgody są przypięte do briefu, więc po wydarzeniu wiadomo, które zdjęcia można opublikować i gdzie.

Kiedy rezerwować hostessy na galę w sezonie

Sezon gal firmowych w Polsce ma dwa szczyty: maj i czerwiec, kiedy odbywają się plebiscyty branżowe i jubileusze, oraz listopad i grudzień, kiedy gale nakładają się na spotkania świąteczne. W tych tygodniach doświadczone hostessy z językiem są rezerwowane z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, a piątkowe i sobotnie wieczory znikają najszybciej.

Rozsądny plan to zapytanie do agencji sześć do ośmiu tygodni przed galą, potwierdzenie składu na dwa tygodnie przed i przesłanie rozpiski ról z planem sali na kilka dni przed wydarzeniem. Gale w grudniu warto połączyć z obsadą świąteczną, o której piszemy we wpisie o tym, jaka jest cena hostess świątecznych.

Agencja hostess, baza czy firma eventowa na galę

Hostessy na galę można zamówić na trzy sposoby i każdy ma sens w innej sytuacji. Firma eventowa, która robi całą galę, często ma własną obsadę i dolicza ją do kosztorysu, co jest wygodne, ale trudno wtedy porównać stawki. Agencja hostess daje zespół z koordynatorem i bierze odpowiedzialność za zastępstwa. Baza z kartami osób i briefem do agencji pozwala wybrać konkretne twarze i rozesłać jedno zapytanie do kilku agencji naraz, co przy dużej gali oszczędza dni korespondencji.

Jak zamówić hostessy na galę przez agencjamodeli.pl

1. Ustaw filtry. Kategoria hostessa obejmuje obsadę wydarzeń, do tego miasto i data gali.
2. Zbuduj krótką listę. Na kartach sprawdzasz doświadczenie sceniczne, wzrost, języki i wolne terminy.
3. Dopisz rozpiskę ról. W briefie podajesz godziny, liczbę osób na każdym stanowisku i dress code.
4. Wyślij jeden brief. Trafia do agencji reprezentujących wybrane osoby, a odpowiedzi z kwotą końcową porównujesz w jednym miejscu.
5. Zbierz zgody. Zgody na publikację zdjęć z gali są przypięte do zlecenia.

Pełna obsada wieczoru w jednym briefie

Gala rzadko kończy się na hostessach. Przy tym samym wydarzeniu zamawia się często hostów do strefy VIP, o czym piszemy we wpisie o tym, ile kosztuje agencja hostów, a imprezy firmowe w mniejszej skali rozpisaliśmy we wpisie o tym, ile kosztują hostessy na imprezy firmowe. Przegląd wszystkich ról i miast znajdziesz na stronie głównej sekcji agencja hostess i wynajem hostess, a plany z wysyłką briefów do wielu agencji w cenniku.