Na jakie imprezy firmowe zamawia się hostessy
Hostessy na imprezy zamawiają działy HR, marketingu i biura zarządu, a coraz częściej agencje eventowe, które organizują wydarzenie w imieniu firmy. Najczęściej chodzi o galę z okazji jubileuszu, spotkanie świąteczne dla pracowników, wieczór dla klientów i partnerów, otwarcie nowego biura lub zakładu, premierę produktu dla dystrybutorów oraz integrację z częścią oficjalną.
Wspólny mianownik tych wydarzeń jest prosty. Przez pierwsze czterdzieści minut kilkaset osób wchodzi jednymi drzwiami, szuka swojego nazwiska na liście, oddaje płaszcz i pyta, gdzie jest sala. Jeśli przy wejściu stoi jedna recepcjonistka hotelu, kolejka ustawia się na zewnątrz, a pierwsze wrażenie gości z ważnych firm jest zepsute, zanim zacznie się program. Hostessy nie są dekoracją, tylko przepustowością wejścia.
Druga grupa zadań pojawia się w trakcie: prowadzenie gości do stolików według planu, podawanie statuetek przy wręczaniu nagród, obsługa ścianki do zdjęć, pilnowanie listy przy strefie VIP. Każde z tych zadań to osobna rola i osobna liczba godzin.
Role hostess na gali i imprezie dla pracowników
Zanim zapytasz agencję o wycenę, rozpisz role. Zamówienie „cztery hostessy na galę” daje cztery różne wyceny, bo każda agencja inaczej zgaduje, co mają robić. Zamówienie z rolami i godzinami daje oferty, które da się porównać pozycja po pozycji.
| Rola | Co robi | Kiedy jest potrzebna | Godziny pracy |
|---|---|---|---|
| Rejestracja gości | Sprawdza nazwisko na liście, wydaje identyfikator lub opaskę | Każda impreza z listą gości | Od godziny przed wejściem do końca szczytu przyjazdu |
| Szatnia i powitanie | Wita, kieruje do szatni i sali | Sezon jesienno-zimowy, duże sale | Wejście i wyjście gości |
| Prowadzenie do stolików | Odprowadza gości według planu sali | Gala z przypisanymi miejscami | Około godziny przed programem |
| Obsługa sceny | Podaje statuetki, dyplomy, mikrofon | Wręczanie nagród, przemówienia | Próba i program oficjalny |
| Strefa VIP i lista | Pilnuje dostępu do strefy i sali zarządu | Wieczór dla klientów, goście zewnętrzni | Cały wieczór |
| Ścianka i animacja | Zaprasza do zdjęć, rozdaje upominki | Jubileusz, premiera, impreza z fotobudką | Część nieoficjalna |
Ile hostess zamówić na imprezę firmową
Liczbę osób przy wejściu liczy się od szczytu przyjazdu, nie od liczby gości. Jeśli zapraszasz trzysta osób na 19:00, większość przyjedzie między 18:45 a 19:20. Sprawdzenie nazwiska i wydanie identyfikatora zajmuje zwykle od dwudziestu do trzydziestu sekund na osobę, a dłużej, gdy gość nie pamięta, na kogo był zapisany. Jedno stanowisko obsłuży więc mniej więcej dwie osoby na minutę.
Przy trzystu gościach, z których dwustu wchodzi w ciągu pół godziny, potrzebujesz trzech, a bezpieczniej czterech stanowisk rejestracji. Do tego jedna osoba przy szatni na każde sto płaszczy w szczycie i jedna osoba prowadząca do stolików na każde sto pięćdziesiąt miejsc. Gdy wręczasz nagrody, dolicz dwie osoby przy scenie, które mogą wcześniej pracować przy rejestracji.
Najczęstszy błąd to zamawianie wszystkich hostess na cały wieczór. Rejestracja kończy się zwykle po godzinie od otwarcia drzwi, więc te osoby albo przechodzą do innej roli, albo kończą pracę. Rozpisanie godzin na role potrafi zmniejszyć liczbę osobogodzin o jedną trzecią bez pogorszenia obsługi.
| Rola | Liczba osób | Godziny | Osobogodziny |
|---|---|---|---|
| Rejestracja | 4 | 18:00 do 20:00 | 8 |
| Szatnia | 2 | 18:15 do 20:00 i 22:30 do 23:30 | 5,5 |
| Prowadzenie do stolików, potem scena | 2 | 18:30 do 21:30 | 6 |
| Koordynator obsady | 1 | 17:30 do 23:30 | 6 |
| Razem | 9 | 25,5 |
Ile kosztują hostessy na imprezę firmową
Koszt hostess na imprezę to suma osobogodzin pomnożona przez stawkę godzinową, plus pozycje, o które agencje dopytują dopiero po przyjęciu zlecenia. Stawka zależy od miasta, doświadczenia, wymaganych języków i pory, a wieczór w weekend i grudniowy kalendarz imprez świątecznych podnoszą ją najbardziej. Agencje, które publikują cenniki, podają widełki rzędu kilkudziesięciu złotych netto za godzinę pracy jednej osoby, najczęściej około 35 do 70 zł, z wyższym końcem przy języku obcym, obsłudze VIP i scenie. Przy obsadzie z przykładu wyżej to 25,5 osobogodziny, więc zanim dodasz pozostałe pozycje, wiesz już, jakiego rzędu kwoty się spodziewać. Dlatego porównuj oferty na tych samych pozycjach, a nie na jednej kwocie.
Przy imprezach wieczornych największą niespodzianką bywa dojazd po północy. Jeśli program kończy się o 23:30, a hala lub hotel jest poza miastem, ktoś musi odwieźć obsadę, i warto wiedzieć z góry, czy płaci za to agencja, czy ty.
| Pozycja | Od czego zależy | Jak zapisać w zapytaniu |
|---|---|---|
| Stawka godzinowa | Miasto, doświadczenie, języki, pora i dzień tygodnia | Stawka za osobogodzinę dla każdej roli |
| Koordynator | Liczba osób i ról | Osobna stawka i godziny od próby do zamknięcia |
| Strój | Dress code imprezy | Czy strój jest w cenie, czy dostarcza go firma |
| Szkolenie i próba | Program, lista VIP, plan sali | Płatna godzina przed wejściem gości |
| Dojazd nocny | Lokalizacja i koniec imprezy | Kto organizuje i płaci za powrót obsady |
| Nadgodziny | Przesunięcia programu | Stawka za każdą rozpoczętą godzinę ponad plan |
| Posiłek dla obsady | Długość wieczoru | Czy catering obejmuje obsadę |
Hostessy z agencji, z bazy czy z firmy eventowej
Są trzy drogi. Agencja hostess daje sprawdzonych ludzi i zastępstwo, ale ma własną listę i bierze marżę od każdej osobogodziny. Firma eventowa, która organizuje całą imprezę, doliczy hostessy do pakietu, często bez rozbicia, więc trudno ocenić, ile za nie płacisz. Baza talentów z briefem pozwala wysłać to samo zamówienie do kilku agencji naraz i porównać oferty na tych samych pozycjach.
W dużym mieście z własnym rynkiem obsady wybór agencji jest szeroki, więc porównanie ofert ma największe znaczenie. Wynajem hostess na event firmowy we Wrocławiu, razem z rachunkiem obsady kongresu przy Hali Stulecia, rozpisaliśmy na stronie agencja hostess Wrocław, a w Krakowie na stronie agencja hostess Kraków.
| Droga | Mocna strona | Ograniczenie | Najlepiej do |
|---|---|---|---|
| Agencja hostess | Zastępstwo przy chorobie, koordynator, jedna faktura | Marża na każdej osobogodzinie, jedna lista | Duża gala z kilkunastoma osobami |
| Firma eventowa w pakiecie | Jeden wykonawca całej imprezy | Brak rozbicia kosztu, mały wpływ na dobór | Impreza zlecona w całości |
| Baza talentów z briefem | Porównanie kilku ofert na tych samych pozycjach | Wymaga opisanych ról i godzin | Firma robiąca kilka wydarzeń w roku |
Lista gości, zdjęcia z gali i inne sprawy do umowy
Hostessa przy rejestracji pracuje na liście gości, czyli na danych osobowych pracowników, klientów i partnerów. Firma jest ich administratorem, a agencja przetwarza je w jej imieniu, więc przy dużych listach zawiera się umowę powierzenia przetwarzania danych. W praktyce wystarczy, żeby lista była na tablecie bez możliwości kopiowania, a wydruki wracały do organizatora po imprezie.
Druga sprawa to zdjęcia. Fotograf z gali zrobi kilkadziesiąt kadrów, na których widać hostessy, a dział marketingu chce je potem opublikować w mediach społecznościowych albo w raporcie rocznym. Hostessa zgadza się na pracę na wydarzeniu, a nie automatycznie na reklamę firmy ze swoją twarzą. Zakres zgody opisujemy we wpisie o tym, jak sformułować zgodę na wykorzystanie wizerunku, a podpis w telefonie po wydarzeniu, przypisany do konkretnych zdjęć, zbiera obieg model release.
Trzecia rzecz to miejsce. Hotele i centra konferencyjne mają własne zasady dotyczące obsady zewnętrznej, wejść technicznych i godzin rozładunku. Jeśli dopiero wybierasz centrum konferencyjne z salą bankietową, zapytaj od razu, gdzie stanie stanowisko rejestracji i czy szatnia jest obsługiwana przez obiekt, bo od tego zależy połowa obsady.
Co wpisać w zamówienie hostess na imprezę
Zamówienie, które agencja wyceni bez dopytywania, mieści się na jednej stronie. Im dokładniej opiszesz role i godziny, tym bardziej porównywalne będą oferty i tym mniej pozycji pojawi się dopiero na fakturze.
- Rodzaj imprezy, miejsce, liczba gości i godzina otwarcia drzwi.
- Role z liczbą osób i godzinami pracy każdej z nich.
- Wymagania: dress code, języki obce przy gościach zagranicznych, doświadczenie przy scenie.
- Lista gości: forma, kto ją dostarcza, zasady zwrotu i usunięcia po imprezie.
- Zakres zdjęć z udziałem hostess i kanały publikacji.
- Dojazd po zakończeniu, posiłek dla obsady, zasady nadgodzin.
- Zastępstwo, gdy ktoś nie przyjdzie, i sposób rozliczenia godzin.
Hostessy na galę z parkietem i na spotkanie świąteczne
Gala dla kilkuset gości to osobne zamówienie: rejestracja falami, plan stołów, scena z wręczaniem nagród i strefa VIP. Rachunek obsady dla 200, 400 i 800 gości oraz pozycje wyceny rozpisuje strona hostessy na galę i bankiet firmowy.
Dwa rodzaje imprez firmowych zmieniają zamówienie na tyle, że warto je policzyć osobno. Pierwszy to gala albo bal z częścią taneczną. Hostessy na galę kończą wtedy pracę przy rejestracji mniej więcej w chwili, gdy zaczyna grać zespół, a na parkiet wchodzi inna obsada: zawodowi partnerzy do tańca dla gości bez pary. Ilu ich zamówić na duży event i z czego składa się wycena, rozpisuje strona fordanserki na imprezę firmową.
Drugi to grudzień. Spotkanie wigilijne z hostessami w kostiumach, Mikołajem i paczkami dla pracowników ma inne stawki, bo postacie rozlicza się za wizytę, a nie za osobogodziny, i inny kalendarz rezerwacji. Liczby i przykład dla 150 osób są we wpisie o tym, jaka jest cena hostess świątecznych, śnieżynek i Mikołaja. Bal sylwestrowy i karnawałowy ma własny rachunek obsady, który opisaliśmy we wpisie o tym, jak liczyć hostessy na sylwestra.
Jak zamówić hostessy na imprezę firmową w kilka dni
Na stronie o wynajmie hostess na targi i eventy ustawiasz miasto i termin w konsoli, zaznaczasz karty, które pasują do ról, i dopisujesz wymagania z listy powyżej. Brief trafia do kilku agencji jednocześnie, a oferty wracają rozpisane na te same pozycje. Przy imprezie z częścią merytoryczną, rejestracją na kilka sal i tłumaczami właściwsza jest strona hostessy na konferencje.
Firmy, które w ciągu roku robią galę, spotkanie świąteczne, targi i kilka akcji promocyjnych, płacą zwykle prowizję od każdej z nich osobno. Jak policzyliśmy budżet akcji sklepowych, pokazujemy we wpisie o hostessach na promocje i degustacje. Plan Agencja w cenniku obejmuje obsadę wielu wydarzeń za stały koszt miesięczny, zamiast marży od każdej osobogodziny.
Sprawdź to w praktyce
Otwórz konsolę castingową na stronie głównej i zbuduj brief castingowy. Zobaczysz dokładnie te pola, o które pyta osoba obsadzająca produkcję: miasto, kategoria, przedział wieku, wzrost, dostępność, języki, a dalej pola eksploatacji, terytorium i czas licencji.