Agencja hostess Wrocław i wynajem hostess na kongresy oraz eventy firmowe we Wrocławiu

Co zamawiają firmy, które szukają agencji hostess we Wrocławiu

Zapytania o hostessy we Wrocławiu układają się w cztery grupy. Pierwsza to organizatorzy kongresów i konferencji, często międzynarodowych, gdzie najważniejsza jest rejestracja kilkuset osób w pierwszej godzinie. Druga to firmy z sektora usług dla biznesu i IT, które robią eventy dla pracowników, dni otwarte i spotkania z klientami. Trzecia to wystawcy na targach i konferencjach branżowych. Czwarta to marki, które prowadzą akcje promocyjne w galeriach handlowych i na wydarzeniach plenerowych.

Każda grupa płaci za co innego. Organizator kongresu płaci za kolejkę, której nie ma. Dział HR na evencie firmowym płaci za to, żeby kilkaset osób sprawnie weszło, odebrało identyfikator i trafiło na właściwą salę. Wystawca płaci za kontakty, które hostessa przekaże handlowcowi. Dlatego pierwsze zdanie briefu powinno mówić, co ma się wydarzyć dzięki obsadzie, a dopiero potem, ile osób i na ile godzin.

Hostessy na kongres w centrum kongresowym przy Hali Stulecia

Największe kongresy we Wrocławiu odbywają się w kompleksie Hali Stulecia, obiektu wpisanego na listę światowego dziedzictwa UNESCO. Wrocławskie Centrum Kongresowe działa przy ulicy Wystawowej 1 od 2010 roku, a według opisu obiektu w serwisie ebilet.pl jego sala audytoryjna mieści nawet około 990 osób. Przy takiej skali rejestracja to osobny projekt, a nie stolik przy wejściu.

Rytm kongresu jest przewidywalny. Większość uczestników przychodzi w pierwszej godzinie pierwszego dnia, odbiera identyfikator i pakiet, a potem przy rejestracji robi się pusto aż do kolejnego poranka. Najtańszy układ to więcej osób na poranne bloki i mniejszy zespół w ciągu dnia, który obsługuje informację, sale i prelegentów. Zapytaj agencję o minimalny blok godzin, bo krótki poranny blok dla trzech dodatkowych osób zwykle kosztuje mniej niż cały dzień dla wszystkich.

Przy kongresie międzynarodowym część obsady musi swobodnie mówić po angielsku, a przy gościach z Niemiec także po niemiecku. Język podnosi stawkę, więc zamawiaj go na stanowiska, gdzie naprawdę rozmawia się z gośćmi: rejestrację, informację i obsługę prelegentów. Szczegóły liczenia obsady na sale i rejestrację opisaliśmy na stronie o hostessach na konferencje.

Wynajem hostess na event firmowy we Wrocławiu

We Wrocławiu działa wiele centrów usług wspólnych, firm technologicznych i oddziałów międzynarodowych korporacji. Ich eventy wyglądają podobnie: kilkaset osób, rejestracja z listą gości, kilka sal albo stref, czasem część wieczorna z galą i nagrodami. Hostessy przy takim wydarzeniu witają gości, sprawdzają listę, prowadzą do sal, obsługują szatnię i pomagają przy scenie.

Na evencie firmowym najwięcej kosztują godziny wieczorne i nadgodziny. Gala, która miała skończyć się o 23, często trwa do północy, a agencja liczy wtedy stawkę za nadgodziny dla całego zespołu. Ustal w briefie, które osoby zostają do końca, a które kończą po przyjeździe gości. Przy dużym evencie zwykle wystarcza, żeby do końca zostały dwie osoby przy szatni i wyjściu.

Część wieczoru z parkietem, nagrodami i dress code ma własne zasady obsady. Liczenie osób od szczytu przyjazdu gości opisaliśmy na stronie o hostessach na galę i bankiet firmowy, a pełny rozkład kosztów spotkań dla pracowników i klientów we wpisie o tym, ile kosztują hostessy na imprezy firmowe.

• Lista gości i sposób rejestracji: wydruk, aplikacja organizatora albo kody na identyfikatorach.
• Strefy i sale, do których hostessy prowadzą gości, razem z planem obiektu.
• Godzina końca dla każdej osoby, żeby nadgodziny dotyczyły tylko tych, którzy są potrzebni.
• Strój: firmowy, wieczorowy albo zapewniony przez agencję.

Agencja hostów i hostess na targi oraz konferencje branżowe

Wystawcy we Wrocławiu najczęściej obsadzają stoiska na konferencjach branżowych z częścią wystawienniczą i na targach w halach eventowych. Stoisko do 20 metrów z jednym wejściem obsługuje zwykle jedna osoba na zmianę, z zastępstwem w porze obiadowej. Przy większej ekspozycji i dwóch wejściach dwie osoby stale plus trzecia na przerwy.

Przy stoiskach technicznych, na przykład z maszynami albo oprogramowaniem dla przemysłu, coraz częściej zamawia się hosta zamiast hostessy albo zespół mieszany. Liczy się to, czy osoba umie zadać dwa pytania kwalifikujące i przekazać kontakt handlowcowi z notatką, a nie tylko wręczyć folder. Różnice w stawkach i zadaniach rozpisaliśmy we wpisie o tym, czy wybrać hosta czy hostessę, a zasady obsady stoiska na stronie o hostessach na targi.

Agencja hostess z Wrocławia czy zespół z innego miasta

Wrocław ma własny, duży rynek hostess, więc przy większości wydarzeń nie ma powodu sprowadzać zespołu z daleka. Lokalna agencja zna obiekty, wejścia dla obsługi i miejsca, gdzie stawia się rejestrację. W wycenie nie ma noclegów, a przy zmianie godzin łatwiej o zastępstwo.

Agencję z innego miasta warto rozważyć w dwóch sytuacjach. Pierwsza to firma, która jeździ z tym samym zespołem na kilka wydarzeń w roku i chce mieć te same osoby we Wrocławiu, w Poznaniu i w Warszawie. Druga to wydarzenie w tygodniu, w którym w mieście odbywa się kilka dużych imprez naraz, a lokalne osoby z niemieckim są już zajęte. Do wyceny dochodzi wtedy przejazd, z Warszawy około 350 kilometrów w jedną stronę, i nocleg.

Najbezpieczniejszy układ przy dużym wydarzeniu to rdzeń zespołu z Wrocławia i dwie osoby z językiem z innej agencji. Obie agencje dostają ten sam brief z tymi samymi godzinami, strojem i zadaniami, a oferty porównujesz po kwocie końcowej, nie po stawce godzinowej.

Pozycje wyceny hostess we Wrocławiu

Dwie oferty z tą samą stawką potrafią różnić się na końcu o kilkadziesiąt procent, bo jedna agencja ma koordynatora i strój w cenie, a druga dolicza je osobno. Poproś każdą agencję o rozbicie na te same pozycje. Pełne widełki stawek i przykładowe budżety są we wpisie o tym, ile kosztuje wynajem hostessy.

Co wpisać w zapytanie o hostessy we Wrocławiu

Kompletne zapytanie skraca rozmowę z agencją do jednej wymiany wiadomości. Niepełne wraca z pytaniami, a przed dużym wydarzeniem tracisz tydzień, którego zwykle nie masz.

• Nazwa wydarzenia, obiekt i miejsce: sala rejestracji, hala, numer stoiska.
• Dni i godziny zmian osobno dla każdego dnia, razem z odprawą.
• Liczba osób na zmianie i to, kto przejmuje przerwy.
• Zadania: rejestracja, informacja, obsługa sal i prelegentów, szatnia, zbieranie kontaktów.
• Język obcy i poziom, osobno dla każdego stanowiska.
• Strój: firmowy, wieczorowy albo zapewniony przez agencję.
• Godzina końca dla każdej osoby przy evencie wieczornym.
• Zgody na zdjęcia, jeśli relacja z wydarzenia trafi na profile firmy.

Jak zamówić hostessy we Wrocławiu przez agencjamodeli.pl

1. Ustaw filtry. Kategoria hostessa, termin wydarzenia i wymagane języki.
2. Zbuduj krótką listę. Na kartach sprawdzasz doświadczenie kongresowe, targowe lub eventowe i wolne terminy.
3. Dopisz brief. Godziny zmian, liczba osób, zadania, strój, godzina końca.
4. Wyślij jeden brief. Trafia do agencji reprezentujących wybrane osoby, a odpowiedzi z kwotą końcową porównujesz w jednym miejscu.
5. Zbierz zgody. Zgody na publikację zdjęć z wydarzenia są przypięte do zlecenia.

Obsada na kolejne wydarzenia we Wrocławiu i w innych miastach

Firma, która organizuje kongres albo event we Wrocławiu, często ma w tym samym roku stoisko na targach w innym mieście. Obsadę z dojazdem i noclegiem przy dużych imprezach branżowych rozpisaliśmy na stronie o hostessach na targi w Kielcach, a kongresy uczelniane i stoiska ze wschodu Polski na stronie agencja hostess Lublin. Przegląd wszystkich ról eventowych jest na stronie, jak działa agencja hostess. Jeśli zamiast obsady wydarzenia potrzebujesz modelek do katalogu albo kampanii, zajrzyj na stronę o modelkach we Wrocławiu.

Firmy, które organizują kilka wydarzeń w roku, wybierają zwykle plan Agencja z cennika: jeden brief do wielu agencji, krótkie listy na każde wydarzenie i zgody na zdjęcia przypięte do zleceń. Przy pojedynczym evencie wystarcza plan Booker.